新規顧客の開拓に欠かせない名簿リスト。
しかし、「名簿業者から名簿を購入するのは違法にならないのか?」と不安に感じていませんか?
実は、名簿業者の利用自体は違法ではありませんが、個人情報の取り扱いには注意が必要です。
適切な業者を選ばないと、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性もあります。
本記事では、名簿業者の違法性に関するポイントと、業者選びで確認すべき4つの重要事項を詳しく解説します。
名簿業者を利用して安心・安全に営業活動を行うために、ぜひ最後までお読みください。
目次
名簿業者は違法?
「そもそも名簿業者を利用するのは違法なのでは?」と不安に思われる方もいらっしゃるでしょう。
しかし名簿業者自体は違法ではなく、名簿業者からの名簿購入も法律で禁止されてはいません。
ただし、名簿の種類や利用方法によっては違法となる可能性があるため、注意が必要です。
法人リストのケース
法人リストとは、企業に関する以下のような情報をまとめたものです。
- 業種
- 法人規模
- 従業員数
- 住所
- 代表電話の番号
- メールアドレス など
これらの情報は、公的な機関や企業の公式ウェブサイトで公開されているものが多く、一般的には誰でも閲覧・利用することができます。
そのため、こうした情報を集めている法人リストを購入・利用すること自体が違法になることはありません。
ただし、企業からの要請があれば、速やかに情報の削除や連絡の停止を行う必要があるので、この点だけ注意しておきましょう。
個人リストのケース
一方、個人リストとは、以下のような個人情報が含まれる情報をまとめたものを指します。
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス など
個人情報リストは、法人の情報とは違って誰もが無条件で閲覧できるものではありません。
個人情報がホームページやSNSなどで公開されていたとしても、自由に利用できるわけではない点に注意が必要です。
名簿業者より個人リストを購入すること自体は、違法ではありませんが、特定の条件に該当する場合は、個人保護法違反になるので注意が必要です。
個人情報保護法とは?
個人情報保護法とは、個人情報を取り扱う際の注意や義務・罰則などを定める法律です。
個人の権利や利益を守り、個人情報の適切な活用ルールを定めています。
個人情報保護法に定められている個人リスト利用のポイントとしては、以下が挙げられるでしょう。
本人の同意取得が原則(個人情報保護法第27条第1項)
オプトアウトに関する理解を深める(個人情報保護法第27条第2項)
個人情報の取り扱いに当たっては、法令で定められている場合や特定のケースを除いて事前に本人の同意を得ることが前提です。
しかし以下の条件を満たせば、本人の同意がなくても第三者提供できるようになります。
- 本人の求めに応じて個人情報の第三者への提供を停止できるようにする
- データの提供内容や方法などを本人に通知するもしくは容易に知りうる状態する
- 「個人情報保護委員会」に届け出る
これは、「オプトアウト方式」と呼ばれています。
個人情報を取り扱っている名簿業者でも、上記のような法律を遵守していれば個人リストの提供ができることになります。
名簿業者が個人情報を守るために理解すべきルールとは?
続いて、個人情報を取り扱っている名簿業者は具体的にどんなことを守らなくてはならないのかご紹介します。
個人情報保護委員会に届け出を出す
以前は、オプトアウト方式であれば該当者へ利用目的を明示し、該当者本人が反対した場合は停止することを事前通知すれば、事前同意なしの第三者提供が適法になっていました。
しかし2017年5月に個人情報保護法の改正が行われ、オプトアウト方式でかつ本人に同意を得ていない場合は「個人情報保護委員会」への届け出が必要になっています。
また、人種・社会的身分・信条・犯罪・病歴・犯罪被害歴など『要配慮個人情報』に関しては、オプトアウト方式による第三者への情報提供はできなくなったので注意が必要です。
(第27条「第三者提供の制限」・第21条第1項)
該当者が情報を確認&削除の要望を出せる状態にする
届出を出したうえで、該当者本人に情報提供の通知ができない場合は、ホームページ上で該当者が情報提供の内容を容易に確認できるようにする必要があります。
また、該当者から削除の要望があった際はただちに削除しなくてはなりません。
名簿業者を選ぶ際に押さえたい4つの注意点
名簿リストには個人情報を扱っている個人リストと企業リストがあります。
個人情報を扱っている業者は、個人情報保護法を厳しく遵守する必要があります。
中には、届出やその他法律を順守した行動を取らずに個人情報を売買する、違法性の高い業者もあるため注意が必要です。
個人情報保護委員会にきちんと届け出を出している場合、ホームページなどでその旨を公表する必要があります。
そのため、名簿業者を調べる際はホームページにて届出がされているかどうかの記載有無を確認すると良いでしょう。
名簿の入手ルートを確認しよう
個人情報保護法では不正な方法で名簿の情報を入手することが禁止されています。
(第20条「適正な取得」)
名簿業者の『個人情報保護方針』などに入手方法が記載されていることが多いので必ず確認しておきましょう。
業者のホームページに会社の概要や責任者名などの記載があるか
名簿業者のホームページに、情報の入手ルートの明確な記載がない場合もあります。
そのような場合は、企業情報ページにて会社の概要や代表者名、連絡先などの記載の有無を確認し、信頼できるか判断すると良いでしょう。
ホームページから削除依頼が可能かどうか
名簿業者が個人情報を扱っている場合、該当者本人が容易に情報を確認できる・削除できる状況であるかが重要です。
名簿業者のホームページにその旨が漏れなく明示されていて、かつ、『個人情報削除依頼受付窓口』の設置もされているか確認するのが好ましいでしょう。
名簿業者を選ぶ際のポイント
名簿業者を利用するにあたっては、ポイントを押さえて最大限の効果を目指すことが重要です。
ここでは、名簿業者を選ぶ際のポイントを以下の2点に整理して解説します。
自社ターゲットとの相性
名簿業者を選ぶ際には、扱っているリスト内容と自社ターゲットとの相性を必ず確認しましょう。
自社がターゲットする業界や顧客層の情報が掲載されていないリストであれば、購入しても効果的に活かせません。
コストを無駄にしないためには、自社サービスと相性の良いターゲットを明確にし、業者選定に活かすことが大切です。
また、パッケージなどの購入前に必ずターゲット企業の情報があるかどうか、あるとしたらどのくらいあるのかを事前に問い合わせるなどして確認しておくと安心です。
扱っている情報の更新性
名簿業者を選ぶ際には、情報の更新性について確認することが大切です。
対象が持つ情報が時間の経過とともに変化することは、十分にあり得ます。
たとえば法人の場合、法人名や業種、電話番号、住所などが変更になることは決して珍しくありません。
連絡先が誤っていれば、そもそもコンタクトを取れません。
また、企業名が誤っていれば呼び間違えて大変な失礼になってしまう恐れもあるでしょう。
さらに、情報を得た企業が既に倒産してしまっていることも、データが古いままになっていればあり得ます。
コストをかける以上、取得した情報が無駄になってしまわないように最新情報に更新されているか否かは事前に調べることが重要です。
具体的には、データの自動クリーニングや定期更新などを行っている業者かどうかを確認してみましょう。
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