営業活動の新規開拓においてメールは重要なツールですが、ただ闇雲にメールを送ればいいものではありません。
当然ですが、営業メールで成約率をあげたりお問い合わせを増やすためには意識しておくべきことがいくつかあります。
本記事では、
・メールを送る前
・メールを送る時
・メールを送った後
の3つに分けて、ポイントや注意点を解説していきます。
営業担当者の方はメールでの営業活動にぜひ役立ててください。
営業メール送信前のポイント
まずはメールを送る前のポイントです。
メールを送る前の段階で押さえておくべきポイントとしては、主に下記の4つが挙げられます。
①目標数値（KPI）を決めておく
メールを送る前に、目標数値（KPI）を設定しておくと、後に振り返ることができます。メールを送る目的は、メールを開封してもらい、かつ成約やお問い合わせを得ることです。
何となくメールを送るのではなく、事前に何通のメールを送るのか、目標の開封数・成約数はどれくらいなのか設定しておきましょう。目標数値が決まっていれば、達成に向けてメールの改善策を考えることができます。
例えば開封数が少なければ、
・配信ターゲットが適切でない
・メール件名が最適でない
・配信の時間帯がよくない
などの改善策を導くことができ、より効果的に営業メール施策を進めることができるでしょう。
逆に何も考えずにメールを送っても、成約率も分からなければ、どのような顧客に必要とされているのかなども分からないので、次につなげることが難しいです。
②メール本文の書き方に注意する
メールを受けとる側は、ともすれば見ず知らずの相手からメールが送られてくることになりますので、礼儀が大切です。
また、あくまでもビジネスメールです。ダラダラと長ったらしい文章にするのではなく、要点をまとめておきましょう。特に、相手にとってのメリットを明確に記載することがポイントです。
サービス・商品を利用することで、相手にどのようなメリットがあるのか、具体的な数値を交えつつ、簡素に伝えましょう。
例えば、
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“突然のご連絡失礼いたします。
〇〇をしている、株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度は貴社のホームページを拝見し、事業において弊社サービスが役立てるのではと思い、ご連絡を差し上げた次第です”
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と、まずはいきなりのメール送信を誤りつつ、どこで連絡先を知ったのか、なぜ連絡をしたのかを簡潔に記載ましょう。
また、実際に商談が可能な時間を先に提示しておくと話が進みやすいですし、自社のサービスについてはメールで説明するよりも、商品・サービス紹介ページのアドレスを記載し、見てもらう形にした方がすっきりとしたメールになります。
③返信メールのパターンを複数用意しておく
メールを送る前の段階で、反応が返ってきた後に出す返信メールも用意しておきましょう。
その際、複数用意しておく点がポイント。
・よい反応なので、商談を進める返信
・多少興味を持ってくれているようなので、より商品・サービスをアピールするための返信
・全く興味を持ってくれていないので、丁寧にお礼を述べつつやり取りをクローズするためのメール
など、パターン別に返信メールを用意しておくと、リアクションが来てから慌ててメールを作る必要がありません。
④最新のリストを用意する
メールを送る際には最新のメールアドレスリストを用意しておきましょう。
例えば「リスト収集くん」のような営業リスト作成ツールを使うのも手です。
もちろん手動によるリスト収集も悪くはないのですが、手動の場合、その後の更新も手間がかかります。
その点、「リスト収集くん」であればリストの更新も自動ですし、自社のニーズに沿ったリストアップが可能です。
メールを送る前に最新のリストを用意しておくことで、メールをどこに送るのかが明確になり、使われていないメールアドレスや誤ったメールアドレスに送信してしまうリスクを防げます。
営業メール送信時のポイント
メールを送る際にもいくつかポイントがあります。
下記2点に気を付けて営業メールを配信しましょう。
⑤タイトル（件名）は目を引くものにする
メールは件名が非常に重要です。特に初めてのメールの場合、タイトルによって開封されるかそのままゴミ箱に移動されるかが決まるといっても過言ではありません。
相手のニーズを上手く刺激しつつ、かといって失礼にならないタイトルが求められます。
その点では、あまりにも礼節に重きを置きすぎると、平凡なメール件名になってしまいます。
例えば、
「急なメール失礼いたします」
「耳よりな情報です」
「お時間ありませんか？」
といった件名は、失礼のないようにとの配慮が感じられる一方で見る側としてはそこまでメールを開封したい衝動には駆られないでしょう。
ましてや企業側は一日に何十、何百ものメールに目を通しているのです。不要だと判断したメールには目を通している余裕などありません。
「面談のお願い」
「連絡をいただけませんか」
「検討をお願いします」
など、単刀直入なタイトルの方が良いでしょう。
⑥時間などの配慮は忘れずに
営業メールを送る際、時間の配慮も忘れてはなりません。
それはいつ送るのかという意味での配信時間だけではなく、返信のタイムリミットという意味での時間です。
「〇〇日までにお返事いただけたら幸いです」との一文を添える際、できる限り余裕を持って期日を設定しましょう。
メールはいつ閲覧してもらえるかは分かりません。送信したその瞬間に見てもらえる場合もあれば、忙しくて返信をいただくまでに数日かかるケースもあるでしょう。
そのため、多少余裕を持って返信期日を設定することで、相手に好印象を与えることができます。
営業メール送信後のポイント
メールを送信した後にもいくつか気をつけておきたいポイントがあります。
返事が来て喜ぶだけではなく、返事に対してどのようなリアクションを起こすべきかが重要です。
⑦返信が来たらできるだけ早く対応する
どのような内容であれ、返信がきたらできる限りすぐに対応しましょう。
例え先方から色よい返事ではないとしても、すぐに対応することで好印象を与え、何らかの形で次につながる可能性があります。
そのため、良い返事ではないからと無視するのも言語道断です。自分から営業メールを送信し、返信をもらった以上、必ずこちらからの返事を出しましょう。
⑧効果分析を行う
相手からの文面に関して効果分析を行いましょう。
文面には様々な心理が表れるものです。言葉の裏側に隠された本音は何か、効果分析を行うことで見えてきます。分析を元に、相手のニーズに沿った次の一手を打ちましょう。
⑨お客様へのヒアリングを丁寧に実施
返信が来たら、丁寧なヒアリングを行いましょう。
相手が何を求めているのかや、自社が用意しているサービスへの要望、予算等、どのようなことでもよいのでヒアリングすることで見えてくる部分があります。
また、ヒアリングそのものがコミュニケーションなので、ヒアリングを通して信頼関係の構築にも繋がります。
営業メールを送る際の注意点
営業メールを送る際、注意しておく点があります。
特に法律に関する注意点は「知らなかった」では済まされないだけに、メールを送る前に把握しておく必要があります。
リスト販売業者から購入したリストは、オプトイン対応の有無を確認する
メールアドレスリストの販売業者からメールアドレスリストを購入し利用するには、オプトインについての知識が必要です。
オプトインとは、メールの受信先企業が、当該メールアドレスあてにメールを送られることを承諾しているかどうかのことです。
メール受信を承諾していない企業にメールを送ることは違法とされています。
しかしオプトインには例外規定がいくつかあり、そのうちの一つが
“「自己の電子メールアドレスを公表」している団体・営業を営む個人”へのメールです。
弊社サービスの「リスト収集くん」で収集・提供している情報は、公表されている情報（法人が自らWebサイト上に公開しているメールアドレス）から得ているため、オプトインの例外にあたり法律上問題なくメール送信が可能です。
逆に、公開情報以外から収集したリストを販売する業者からの購入や、ツールの利用は避けるのが無難でしょう。
安全にご利用したい場合はぜひ弊社サービスの「リスト収集くん」をご利用ください。
まとめ：事前にポイントを抑えて効果的に営業メールを活用しよう
今回は営業メールの活用を考えている営業担当者の方に向けて、営業メールを送信する際のポイントや注意点について解説しました。
営業メールを効果的に利用するためには、メールの送信前・送信時・送信後で考えるべきことがあります。
本記事を参考に、今後の営業活動に役立ててくださいね。
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