営業活動の新規開拓においてメールは重要なツールですが、ただ闇雲にメールを送ればいいものではありません。
当然ですが、営業メールで成約率を上げたりお問い合わせを増やしたりするためには意識しておくべきことがいくつかあります。
本記事では、
・メールを送る前
・メールを送る時
・メールを送った後
の3つに分けて、ポイントや注意点を解説していきます。
営業担当者の方はメールでの営業活動にぜひ役立ててください。
目次
営業メールは効果があるのか？
営業メールのポイントに入る前に、営業メールがそもそも効果があるのか？について解説します。
結論としては、営業メールは新しいビジネスチャンスを開拓できる余地は大きく、効果があるといえます。
営業メールは、従来型の対面スタイルの営業とは異なり、遠隔の顧客を含め、同時に複数の顧客にアピール、アプローチできるという側面があります。しかし、「営業する側」は、対面営業の方が好ましいと考えている方が少なくありません。
しかし、HubSpot Japanの日本の営業に関する意識・実態調査2021によれば、「営業される側」の38.5%がリモート営業を好ましいと感じており、訪問営業を上回る結果となっています。
以上のことから、営業メール等のリモート営業に対して「営業される側」は好ましいと感じているのに、「営業する側」がリモートでの営業を十分に提供できていない側面があるため、営業メールによる反響獲得にも十分効果があり、対策の余地があるといえるのです。
しっかりと良い営業メールを作成し、利用することができれば、一気に新規顧客の開拓も進んでいくでしょう。
営業メールのメリット
営業メールを利用することのメリットは以下のようなものがあります。
やりとりがテキストで残る
メールで送信すれば、相手のメールボックスにテキストという形で送信した内容や、そこからのやりとりが残ることになります。メールの内容が双方の意思の証明になったり、その後の分析に繋げることができるため、アプローチ内容を修正していくことができます。
一度に大量の顧客に営業できる
営業メールの場合、各社のホームページやメールアドレスに一気に送信することができるため、電話や訪問営業と比較して、時間に対してのアプローチ件数が非常に効率的といえます。
時間を問わない
営業メールは、電話や訪問営業と比べ、顧客の担当者と時間や場所を合わせる必要がなく、いつでも実行可能であることもメリットといえます。後述するように、送信する時間など一定の配慮は必要になりますが、いつでもどこにいても実行可能です。
効果測定がしやすい
営業メールをツールを利用して実行する場合、「メールを開封してもらえたかどうか」や
「メール内のリンクをクリックしてもらえたかどうか」の数値を計測できることが多く、効果測定がしやすいということもメリットといえます。
営業メールのデメリット
メールを利用しての営業活動には、メリットだけでなく、デメリットも存在します。以下の通りです。
開封率が低い
新規開拓のための営業メールは、各顧客ごとに文面を変えて送信するということが難しい場合が多く、顧客の興味に刺さらないことも少なくないため、開封率が低くなりがちです。
しかし、顧客のメリットや興味を引く件名を作成することができれば、開封率を向上させることも可能です。
ネクストアクション獲得率が低い
非対面のため、開封後に受信者が何をどのように感じたのかについてわかりません。そのため、対面の営業活動よりも営業メールの方が適切なネクストアクション(アポイント獲得や電話相談、資料送付等)を促しにくく、反応を獲得しにくいという側面があります。
信用問題になるリスクがある
営業メールは、メールの配信数を増加すればするほど右肩上がりに効果が出るとは言い切れない方法です。逆に、送信しすぎると顧客からの信用を失う可能性があります。
特に、相手が必要性を感じていない情報や広告・宣伝メールなどを送り続けていると相手から悪い印象を抱かれてしまう原因となります。そのため、メール営業を行う際には相手が求めている情報やサービスなどを分析した上で、適切な情報を適切なタイミングで配信することを心がけることが重要になります。
営業メール送信前のポイント
まずはメールを送る前のポイントです。
メールを送る前の段階で押さえておくべきポイントとしては、主に以下の4つが挙げられます。
①目標数値（KPI）を決めておく
メールを送る前に、目標数値（KPI）を設定しておくと、後に振り返ることができます。メールを送る目的は、メールを開封してもらい、かつ成約やお問い合わせを得ることです。
何となくメールを送るのではなく、事前に何通のメールを送るのか、目標の開封数・成約数はどれくらいなのか設定しておきましょう。目標数値が決まっていれば、達成に向けてメールの改善策を考えることができます。
例えば開封数が少なければ、
・配信ターゲットが適切でない
・メール件名が最適でない
・配信の時間帯がよくない
などの改善策を導くことができ、より効果的に営業メール施策を進めていく道筋を確認することができます。
逆に何も考えずにメールを送っても、何が良かったのか、何が足りなかったのかがわかりにくいため、改善していくことが難しくなってしまいます。当てずっぽうで改善策を考えても、改善する確率は低くなってしまうため、目標数値を設けておくことが重要なのです。
②メール本文の書き方に注意する
メールを受けとる側は、見ず知らずの相手からメールが送られてくることになるため、0節のあるメールの書き方をすることが大切です。
また、あくまでもビジネスメールです。ダラダラと長ったらしい文章にするのではなく、要点をまとめておきましょう。特に、相手にとってのメリットを明確に記載することがポイントです。
サービス・商品を利用することで、相手にどのようなメリットがあるのか、具体的な数値を交えつつ、簡素に伝えましょう。
例えば、
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“突然のご連絡失礼いたします。
〇〇をしている、株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度は貴社のホームページを拝見し、事業において弊社サービスが役立てるのではと思い、ご連絡を差し上げた次第です”
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と、まずはいきなりのメール送信を謝りつつ、どこで連絡先を知ったのか、なぜ連絡をしたのかを簡潔に記載ましょう。
また、実際に商談が可能な時間を先に提示しておくと話が進みやすいですし、自社のサービスについてはメールで説明するよりも、商品・サービス紹介ページのアドレスを記載し、見てもらう形にした方がすっきりとしたメールになります。
③返信メールのパターンを複数用意しておく
メールを送る前の段階で、反応が返ってきた後に出す返信メールも用意しておきましょう。
その際、複数のパターンを用意しておくことがポイントです。
・よい反応なので、商談を進める返信
・多少興味を持ってくれているようなので、より商品・サービスをアピールするための返信
・全く興味を持ってくれていないので、丁寧にお礼を述べつつやり取りをクローズするためのメール
など、パターン別に返信メールを用意しておくと、リアクションが来てから慌ててメールを作る必要がありません。
④最新のリストを用意する
メールを送る際には最新のメールアドレスリストを用意しておきましょう。
例えば「リスト収集くん」のような営業リスト作成ツールを使うのも手です。
もちろん手動によるリスト収集も悪くはありませんが、手動によるリスト収集の場合、その後の更新も収集にも手間がかかります。
その点、「リスト収集くん」であればリストの更新も自動で行われ、自社のニーズに沿ったリストアップが簡単に行うことが可能です。
メールを送る前に最新のリストを用意しておくことで、メールをどこに送るのかが明確になり、使われていないメールアドレスや誤ったメールアドレスに送信してしまうリスクを防げます。
営業メール送信時のポイント
メールを送る際にもいくつかポイントがあります。
下記2点に気を付けて営業メールを配信しましょう。
⑤タイトル（件名）は目を引くものにする
メールは件名が非常に重要です。特に初めてのメールの場合、タイトルによって開封されるかそのままゴミ箱に移動されるかが決まるといっても過言ではありません。
相手のニーズを上手く刺激しつつ、かといって失礼にならないタイトルが求められます。
その点では、あまりにも礼節に重きを置きすぎると、平凡なメール件名になってしまいます。
例えば、
「急なメール失礼いたします」
「耳よりな情報です」
「お時間ありませんか？」
といった件名は、失礼のないようにとの配慮が感じられる一方で見る側としてはそこまでメールを開封したい気持ちにはなりにくいです。
ましてや企業側は一日に何十、何百ものメールに目を通しています。不要だと判断したメールには目を通している余裕などありません。
「面談のお願い」
「連絡をいただけませんか」
「検討をお願いします」
など、単刀直入なタイトルの方が良いでしょう。
⑥時間などの配慮は忘れずに
営業メールを送る際、時間の配慮も忘れてはなりません。
それはいつ送るのかという意味での配信時間だけではなく、返信のタイムリミットという意味での時間です。
「〇〇日までにお返事いただけたら幸いです」との一文を添える際、できる限り余裕を持って期日を設定しましょう。
メールはいつ閲覧してもらえるかは分かりません。送信したその瞬間に見てもらえる場合もあれば、忙しくて返信をいただくまでに数日かかるケースもあるでしょう。
そのため、多少余裕を持って返信期日を設定することで、相手に好印象を与えることができます。
営業メール送信後のポイント
メールを送信した後にもいくつか気をつけておきたいポイントがあります。
返事が来て喜ぶだけではなく、返事に対してどのようなリアクションを起こすべきかが重要です。
⑦返信が来たらできるだけ早く対応する
どのような内容であれ、返信がきたらできる限りすぐに対応しましょう。
もし、先方から色よい返事ではないとしても、すぐに対応することで好印象を与え、何らかの形で次につながる可能性があります。
そのため、良い返事ではないからと無視するのは最もよくない対応です。自分から営業メールを送信し、返信をもらった以上、必ずこちらからの返事を出しましょう。
⑧効果分析を行う
相手からの文面に関して効果分析を行いましょう。
返信文面には様々な心理が表れます。言葉の裏側に隠された本音は何か、効果分析を行うことで見えてきます。分析を元に、相手のニーズに沿った次の一手を打ちましょう。
⑨お客様へのヒアリングを丁寧に実施
返信が来たら、丁寧なヒアリングを行いましょう。
相手が何を求めているのか、自社が用意しているサービスへの要望、予算等、どのようなことでもよいのでヒアリングすることで見えてくる部分があります。
また、ヒアリングそのものがコミュニケーションなので、ヒアリングを通して信頼関係の構築にも繋がります。
営業メールを送る際の注意点
営業メールを送る際、注意しておく点があります。
特に法律に関する注意点は「知らなかった」では済まされないだけに、メールを送る前に把握しておく必要があります。
送信アドレスのドメインに注意する
メール営業はメールを送信できさえすれば行えるため、フリーアドレスを利用して行うことも少なくありません。しかし、受け取った側の信頼度が下がるのに加え、フリーアドレスは迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう確率も上がるため、効果が低下してしまいます。
そのため、メール営業を行う際には、自社の独自ドメインを取得し、そのメールアドレスにて営業活動を行うことがおすすめです。
機種依存文字や特殊記号は使わない
機種依存文字や特殊記号など、一部の端末では閲覧することのできない文字を、営業メールに入れてしまった場合、相手が読み取ることのできない端末で閲覧した際に、文字化けや意味の伝わらない文章になってしまう可能性があるため、注意が必要です。
データ容量に注意する
メールを送信する際、動画や資料を添付することがありますが、容量が大きなファイルを添付すると、相手のメールボックスに届かないというトラブルが発生することがあります。
そのため、容量が大きなデータの場合には、圧縮したファイルを添付して送付したり、クラウドや自社HPでのダウンロードリンクなど、メール自体の容量が大きくならないように工夫しましょう。
リスト販売業者から購入したリストは、オプトイン対応の有無を確認する
メールアドレスリストの販売業者からメールアドレスリストを購入し利用するには、オプトインについての知識が必要です。
「オプトイン」とは、メールの受信先企業が、当該メールアドレスあてにメールを送られることを承諾しているかどうかのことです。
メール受信を承諾していない企業にメールを送ることは違法とされています。
しかしオプトインには例外規定がいくつかあり、そのうちの一つが
“「自己の電子メールアドレスを公表」している団体・営業を営む個人”へのメールです。
弊社サービスの「リスト収集くん」で収集・提供している情報は、公表されている情報（法人が自らWebサイト上に公開しているメールアドレス）から得ているため、オプトインの例外にあたり法律上問題なくメール送信が可能です。
逆に、公開情報以外から収集したリストを販売する業者からの購入や、ツールの利用は避けるのが無難でしょう。
安全にご利用したい場合はぜひ弊社サービスの「リスト収集くん」をご利用ください。
営業メールのリスト収集はリスト収集くん
当社が展開しているリスト収集ツールである「リスト収集くん」は、月額4,980円という業界最安料金で利用できる営業リスト収集サービスです。
1件のリスト収集が約0.1円かつ1つのリストが約60秒で収集できるなど、リーズナブルかつスピーディに質の高いリスト収集が可能です。
契約の縛りはなく、1ヶ月だけのご利用も歓迎です。ぜひ1度リスト収集くんでメール営業リストを作成ください。
まとめ：事前にポイントを抑えて効果的に営業メールを活用しよう
今回は営業メールの活用を考えている営業担当者の方に向けて、営業メールを送信する際のポイントや注意点について解説しました。
営業メールを効果的に利用するためには、メールの送信前・送信時・送信後で考えるべきことがあります。
本記事を参考に、今後の営業活動に役立ててくださいね。
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